Com a pandemia do coronavírus, foram editadas diversas normativas pelo CNJ para regulamentar o funcionamento dos cartórios. De forma que essas normativas, dentre outras questões, dispuseram sobre a continuidade dos serviços notariais e registrais e de questões outras, das quais se pretende tratar.
Os provimentos números 91, 93, 94 e 95, bem como a Recomendação nº 45 do Conselho Nacional de Justiça serão, a seguir, didaticamente tratados, para melhor compreensão do leitor.
I – Continuidade do serviço Os serviços públicos de notas e registros (cartórios) devem manter a continuidade e o seu funcionamento é obrigatório (art. 1º, §1º Prov. 95 CNJ).
Assim, segundo as normativas apresentadas, os cartórios devem continuar a operar, seja de forma remota, seja presencialmente (em casos excepcionais).
II – Adoção de medidas preventivas para a redução dos riscos de contaminação A Recomendação nº 45 do CNJ recomenda “às Corregedorias dos Tribunais de Justiça dos Estados e do Distrito Federal a
adoção de medidas preventivas para a redução dos riscos de contaminação com o novo coronavírus, causados da Covid-19, pelos delegatários e/ou responsáveis e usuários do serviço extrajudicial brasileiro” (art. 1º).
Neste sentido, a Corregedoria do Estado de Minas Gerais estabeleceu que os atendimentos presenciais deverão ocorrer de forma controlada, observando-se rigorosamente as orientações das Secretarias Municipais e Estaduais de Saúde, bem como ao Ministério da Saúde, sobre medidas de prevenção à disseminação do coronavírus (art. 1º, §3º c/c art. 3º da Portaria Conjunta nº 955/PR/2020).
No caso dos notários que excepcionalmente resolverem implantar o atendimento ao público presencial, o Provimento nº 95 do CNJ traz alguns critérios:
- intercalar cadeiras de espera com espaço mínimo de 2 metros entre um usuário e outro, para que fiquem com uma distância segura entre si;
- limitar a entrada de pessoas nas áreas de atendimento, evitando aglomerações. Recomenda-se a triagem do lado de fora da serventia;
- marcação de faixa de segurança a uma distância de 1,5 metros nas áreas de atendimento entre usuário e atendente;
- orientar os usuários da possibilidade de realizar atos em diligência;
- disponibilizar álcool em gel, luvas e máscaras aos atendentes que tenham contato com documentos em papel e com o público;
- disponibilizar álcool em gel em local de fácil acesso aos usuários;
- higienizar rotineiramente as máquinas e objetos, canetas e outros materiais de constante contato com os usuários.
III – Atendimento à distância obrigatório Quando o responsável pela serventia ou qualquer colaborador estiver infectado pelo vírus COVID-19, o atendimento à distância é obrigatório (art. 1º, §2º Prov. 95 CNJ).
IV – Os registros de nascimentos no período da pandemia Quando dos nascimentos no país, o interessado tem, em regra, o prazo de 15 dias para apresentação das declarações de nascimento aos cartórios de registro civil. Quando o nascimento se dá em local distante mais de 30 km do cartório, o prazo pode chegar a 3 meses (art. 50, Lei nº 6.015/73).
No período da pandemia (assim decretado Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional – ESPIN), pode o interessado apresentar a declaração de nascimento diretamente aos cartórios. Neste caso, vale a regra da lei.
Se o oficial do cartório suspeitar da falsidade da declaração, pode exigir prova suficiente e, em caso de dúvida, poderá requerer ao Juiz as providências cabíveis para o esclarecimento do fato (art. 1º, §1º, Prov. 93 CNJ).
No entanto, pode o interessado optar por não apresentar, de pronto, a declaração de nascimento aos cartórios. Isso porque no período de pandemia do coronavírus, os prazos para declaração de nascimento ficam prorrogados por até 15 (quinze) dias após a decretação do fim da emergência em saúde pública de importância nacional, ESPIN (art. 1º, Prov. 93 CNJ).
Nestes casos, será consignado o motivo da dilatação dos prazos nos respectivos livros e assentamentos (art. 1º, §2º, Prov. 93 CNJ).
Ainda por conta da pandemia, os hospitais, em caráter excepcional, podem encaminhar os documentos necessários à elaboração do atestado de nascimento ao e-mail do respectivo cartório, que pode ser obtido em www.arpenbrasil.org.br (art. 1º, §4º, Prov. 93 CNJ).
V – Os óbitos durante a pandemia Quanto às declarações de óbito, estas poderão ser assinadas presencialmente pelos declarantes nos hospitais e posteriormente enviadas ao e-mail do cartório competente, no endereço divulgado no site www.arpenbrasil.org.br (art. 2º, Prov. 93 CNJ). Sendo que a cópia de identidade do falecido e do declarante poderão ser digitalizadas e enviadas ao cartório (art. 2º, §1º, Prov. 93, CNJ).
Se o oficial do cartório suspeitar da falsidade da declaração, pode exigir prova suficiente e, em caso de dúvida, poderá requerer ao Juiz as providências cabíveis para o esclarecimento do fato (art. 2º, §4º, Prov. 93 CNJ).
VI – A recepção dos títulos de forma eletrônica É permitido que os notários, a seu exclusivo critério, recepcionem títulos de forma eletrônica, por outros meios que comprovem a autoria e integridade do arquivo. Neste caso, deve-se observar o art. 10, §2º da MP 2200-2/2001, segundo o qual:
§ 2o O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Portanto, é possível que os cartórios recepcionem os títulos de forma eletrônica.
VII – O e-protocolo O e-protocolo é um sistema operado no www.registrodeimoveis.org.br em que o usuário cadastrado poderá enviar o arquivo na plataforma, escolhendo o cartório que receberá o título.
VIII- As certidões dos cartórios de registro de imóveis No que diz respeito aos registros de imóveis, é possível se obter certidões em praticamente todo o país através do site www.registrodeimoveis.org.br (já era assim antes da pandemia).
Existe, ainda, um sistema em Minas Gerais, onde também é possível praticar os atos junto ao registro: https://www.crimg.com.br.
As certidões digitais solicitadas durante o horário de expedientes, com indicação do número da matrícula ou do registro será emitida e disponibilizada dentro de, no máximo, duas horas. Exceto nos casos de manuscritos, cuja emissão deve ocorrer em até 5 dias (art. 8º, Prov. 94 CNJ).
IX – Protocolos via internet O art. 6º do Provimento 95 do CNJ (e o art. 4º do Prov. 94 do CNJ) admite que durante a ESPIN, todos os oficiais de registro e tabeliães deverão recepcionar os títulos nato-digitais e digitalizados com padrões técnicos, que forem encaminhados eletronicamente para a unidade de serviço.
O art. 6º, §1º do Prov. 95 CNJ estabelece que:
§ 1º. Considera-se um título nativamente digital, para todas as atividades, sem prejuízo daqueles já referidos no Provimento CNJ 94/2020, de 28 de março de 2020, e na legislação em vigor, os seguintes:
I – O documento público ou particular gerado eletronicamente em PDF/A e assinado com Certificado Digital ICP-Brasil por todos os signatários e testemunhas:
II – A certidão ou traslado notarial gerado eletronicamente em PDF/A ou XML e assinado por tabelião de notas, seu substituto ou preposto;
III – Os documentos desmaterializados por qualquer notário ou registrador, gerado em PDF/A e assinado por ele, seus substitutos ou prepostos com Certificado Digital ICP- Brasil.
IV – As cartas de sentença das decisões judiciais, dentre as quais, os formais de partilha, as cartas de adjudicação e de arrematação, os mandados de registro, de averbação e de retificação, por meio de acesso direto do oficial do registro ao processo judicial eletrônico, mediante requerimento do interessado.
Ocorre que o §1º acima exposto dispõe a expressão “sem prejuízo daqueles já referidos no Provimento CNJ 94/2020. Aqueles então referidos são:
III – o resumo de instrumento particular com força de escritura pública, celebrado por agentes financeiros autorizados a funcionar no âmbito do SFH/SFI, pelo Banco Central do Brasil, referido no art. 61, “caput” e parágrafo 4o da Lei no 4.380, de 21 de agosto de 1.964, assinado pelo representante legal do agente financeiro
IV – as cédulas de crédito emitidas sob a forma escritural, na forma da lei;
V – o documento desmaterializado por qualquer notário ou registrador, gerado em PDF/A e assinado por ele, seus substitutos ou prepostos com Certificado Digital ICP- Brasil.
Assim, os títulos apresentados são, para os devidos fins, considerados documentos nativamente digital. X – Os prazos nos registros de imóveis Os prazos não serão suspensos durante a pandemia. Enquanto perdurar o sistema de plantão, os prazos de validade da prenotação (protocolo) e os prazos de qualificação (pelo registrador) e de prática dos atos de registro serão contados em dobro. Com exceção dos prazos para emissão das certidões e os registros dos contratos de garantias reais sobre bens imóveis que sejam condição para a liberação de financiamentos concedidos por instituições de crédito, observados o controle do contraditório e a ordem cronológica de apresentação dos títulos.
