O funcionamento dos cartórios durante a pandemia

11 abr 2020

Com a pandemia do coronavírus, foram editadas diversas normativas pelo CNJ para regulamentar o funcionamento dos cartórios. De forma que essas normativas, dentre outras questões, dispuseram sobre a continuidade dos serviços notariais e registrais e de questões outras, das quais se pretende tratar. Os provimentos números 91, 93, 94 e 95, bem como a Recomendação nº 45 do Conselho Nacional de Justiça serão, a seguir, didaticamente tratados, para melhor compreensão do leitor. I – Continuidade do serviço Os serviços públicos de notas e registros (cartórios) devem manter a continuidade e o seu funcionamento é obrigatório (art. 1º, §1º Prov. 95 CNJ). Assim, segundo as normativas apresentadas, os cartórios devem continuar a operar, seja de forma remota, seja presencialmente (em casos excepcionais). II – Adoção de medidas preventivas para a redução dos riscos de contaminação A Recomendação nº 45 do CNJ recomenda “às Corregedorias dos Tribunais de Justiça dos Estados e do Distrito Federal a adoção de medidas preventivas para a redução dos riscos de contaminação com o novo coronavírus, causados da Covid-19, pelos delegatários e/ou responsáveis e usuários do serviço extrajudicial brasileiro” (art. 1º). Neste sentido, a Corregedoria do Estado de Minas Gerais estabeleceu que os atendimentos presenciais deverão ocorrer de forma controlada, observando-se rigorosamente as orientações das Secretarias Municipais e Estaduais de Saúde, bem como ao Ministério da Saúde, sobre medidas de prevenção à disseminação do coronavírus (art. 1º, §3º c/c art. 3º da Portaria Conjunta nº 955/PR/2020). No caso dos notários que excepcionalmente resolverem implantar o atendimento ao público presencial, o Provimento nº 95 do CNJ traz alguns critérios:

• intercalar cadeiras de espera com espaço mínimo de 2 metros entre um usuário e outro, para que fiquem com uma distância segura entre si;
• limitar a entrada de pessoas nas áreas de atendimento, evitando aglomerações. Recomenda-se a triagem do lado de fora da serventia;
• marcação de faixa de segurança a uma distância de 1,5 metros nas áreas de atendimento entre usuário e atendente;
• orientar os usuários da possibilidade de realizar atos em diligência;
• disponibilizar álcool em gel, luvas e máscaras aos atendentes que tenham contato com documentos em papel e com o público;
• disponibilizar álcool em gel em local de fácil acesso aos usuários;
• higienizar rotineiramente as máquinas e objetos, canetas e outros materiais de constante contato com os usuários.

III – Atendimento à distância obrigatório Quando o responsável pela serventia ou qualquer colaborador estiver infectado pelo vírus COVID-19, o atendimento à distância é obrigatório (art. 1º, §2º Prov. 95 CNJ). IV – Os registros de nascimentos no período da pandemia Quando dos nascimentos no país, o interessado tem, em regra, o prazo de 15 dias para apresentação das declarações de nascimento aos cartórios de registro civil. Quando o nascimento se dá em local distante mais de 30 km do cartório, o prazo pode chegar a 3 meses (art. 50, Lei nº 6.015/73). No período da pandemia (assim decretado Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional – ESPIN), pode o interessado apresentar a declaração de nascimento diretamente aos cartórios. Neste caso, vale a regra da lei. Se o oficial do cartório suspeitar da falsidade da declaração, pode exigir prova suficiente e, em caso de dúvida, poderá requerer ao Juiz as providências cabíveis para o esclarecimento do fato (art. 1º, §1º, Prov. 93 CNJ). No entanto, pode o interessado optar por não apresentar, de pronto, a declaração de nascimento aos cartórios. Isso porque no período de pandemia do coronavírus, os prazos para declaração de nascimento ficam prorrogados por até 15 (quinze) dias após a decretação do fim da emergência em saúde pública de importância nacional, ESPIN (art. 1º, Prov. 93 CNJ). Nestes casos, será consignado o motivo da dilatação dos prazos nos respectivos livros e assentamentos (art. 1º, §2º, Prov. 93 CNJ). Ainda por conta da pandemia, os hospitais, em caráter excepcional, podem encaminhar os documentos necessários à elaboração do atestado de nascimento ao e-mail do respectivo cartório, que pode ser obtido em www.arpenbrasil.org.br (art. 1º, §4º, Prov. 93 CNJ). V – Os óbitos durante a pandemia Quanto às declarações de óbito, estas poderão ser assinadas presencialmente pelos declarantes nos hospitais e posteriormente enviadas ao e-mail do cartório competente, no endereço divulgado no site www.arpenbrasil.org.br (art. 2º, Prov. 93 CNJ). Sendo que a cópia de identidade do falecido e do declarante poderão ser digitalizadas e enviadas ao cartório (art. 2º, §1º, Prov. 93, CNJ). Se o oficial do cartório suspeitar da falsidade da declaração, pode exigir prova suficiente e, em caso de dúvida, poderá requerer ao Juiz as providências cabíveis para o esclarecimento do fato (art. 2º, §4º, Prov. 93 CNJ). VI – A recepção dos títulos de forma eletrônica  É permitido que os notários, a seu exclusivo critério, recepcionem títulos de forma eletrônica, por outros meios que comprovem a autoria e integridade do arquivo. Neste caso, deve-se observar o art. 10, §2º da MP 2200-2/2001, segundo o qual: